Multifatture si può considerare il precursore dello SDI e rappresenta oggi una soluzione innovativa per la gestione digitale delle fatture condominiali.
Ma vediamo la sua storia per capire quanto possiamo affidarci…
Una gestione tradizionale inefficiente
In passato, la gestione delle fatture condominiali era affidata a sistemi cartacei e a software poco avanzati, che richiedevano controlli manuali e risultavano spesso inefficaci. Gli amministratori di condominio dovevano verificare continuamente diverse modalità di ricezione – posta, PEC, email – e conservare ogni documento per almeno 10 anni, con notevoli difficoltà logistiche.
La soluzione di Multifatture
Per rispondere a queste difficoltà, Multidialogo, azienda di software di Parma, leader di settore, crea il portale Multifatture, una piattaforma che consente ai fornitori di caricare le fatture dei loro clienti condominiali in modo semplice e immediato. Le fatture vengono catalogate automaticamente e il sistema semplifica la gestione degli archivi agli amministratori.
Sin dal 2018, questa piattaforma ha reso possibile ricevere le fatture, ancora in formato tradizionale, in modo semplice, evitando scomodi accessi a portali esterni come l’Agenzia delle Entrate o le caselle PEC.
Con l’arrivo della fatturazione elettronica, cos’è successo?
Grazie al Sistema di Interscambio (SDI), oggi le fatture elettroniche seguono un percorso uniforme e sicuro, riducendo al minimo il rischio di errore.
Multifatture e la transizione verso l’elettronico
Multifatture nel 2019 si adatta a questa trasformazione, mantenendo le funzioni di archiviazione e consultazione che aveva in origine e integrandosi con il sistema SDI. Gli amministratori possono ora evitare l’archiviazione manuale e contare su una conservazione sostitutiva a norma per 10 anni, con notevoli vantaggi in termini di trasparenza e riduzione degli errori.
Va ricordato che la conservazione di un documento elettronico differisce da una semplice archiviazione che può essere manomessa e/o subire alterazioni nel tempo.
La conservazione sostitutiva avviene tramite un processo informatico che ne garantisce l’autenticità e l’inalterabilità nel tempo.
La conservazione sostitutiva si può in effetti richiedere anche all’Agenzia Delle Entrate, ma va rinnovata ogni 3 anni e spesso tali scadenze vengono perse durante i passaggi di consegna.
I benefici della digitalizzazione per il condominio
L’amministratore si affida a un sistema automatizzato che si occupa dell’archiviazione e della conservazione, alleggerendo il lavoro legato a questa attività.
Multifatture gestisce automaticamente anche il trasferimento di tutta la documentazione in modo sicuro e completo da uno studio all’altro, senza rischio di perdita o alterazione. La piattaforma permette, infatti, di accedere facilmente a ogni documento e di tenere traccia della storia contabile in modo rapido e affidabile.
Molti gestionali sono integrati col sistema e con un bottone consentono la registrazione automatica in base al piano dei conti.
Il quadro attuale e i rischi della gestione manuale
Nonostante la digitalizzazione, alcuni amministratori continuano a gestire manualmente le copie delle fatture, correndo il rischio di sanzioni.
Conservare e registrare le fatture in modo non corretto può portare a errori contabili e a multe salate
( fino a 8000 euro)..
È fondamentale, quindi, che gli amministratori adottino processi digitali integrati.
Quindi possiamo fidarci di Multifatture?
Sì, la natura “condominiale” per la quale è stato creato lo integra perfettamente al flusso di lavoro dell’amministratore, che a sua volta può garantire una gestione sicura e trasparente delle fatture agli stabili che amministra. Questa piattaforma ha già facilitato il passaggio alla digitalizzazione ad oltre 4000 studi di amministrazione.
