Un amministratore di condominio può trovarsi di fronte a richieste particolarmente dettagliate da parte dei condomini, come ad esempio la richiesta di ottenere tutti gli estratti conto del condominio fin dall’apertura del conto bancario. Ma questa richiesta è lecita? E fino a che punto l’amministratore è tenuto a fornire tali documenti?
Il diritto di accesso alla documentazione condominiale
L’accesso ai documenti del condominio è un diritto di ogni condomino, sancito dagli articoli 1129 e 1130 del Codice Civile. L’amministratore ha l’obbligo di custodire e rendere disponibili i registri contabili e la documentazione relativa alla gestione condominiale per un periodo di dieci anni.
Come semplificare la gestione delle richieste di estratti conto
Per rispondere in modo efficace a queste richieste e garantire una gestione organizzata, gli amministratori possono farsi aiutare da software che migliorano l’archiviazione e l’accesso ai documenti, quali ad esempio Multifatture. Questi strumenti digitali consentono di:
- Rispondere rapidamente alle richieste fornendo accesso ai documenti in pochi clic;
- Gestire la transizione tra amministratori, mantenendo una tracciabilità trasparente dei documenti storici;
- Archiviare in modo sicuro i documenti per garantire conformità alle normative vigenti.
Bilanci approvati: la richiesta è ancora valida?
L’approvazione del bilancio non preclude il diritto di accesso ai documenti contabili. Anche dopo l’approvazione, un condomino ha il diritto di visionare gli estratti conto per verificare la correttezza della gestione economica del condominio. L’uso di strumenti digitali permette di rendere accessibili questi documenti in modo strutturato e sicuro, evitando la dispersione di dati.
Modalità di accesso ai documenti attraverso strumenti digitali
Un condomino ha diritto a:
- Visionare gratuitamente i documenti contabili tramite un sistema digitale, eliminando il bisogno di appuntamenti in studio;
- Richiedere copie degli estratti conto, con la possibilità di scaricare i file direttamente dalla piattaforma.
Conclusione
Se un condomino chiede gli estratti conto del condominio, l’amministratore deve fornirli solo per gli ultimi dieci anni. Richieste per documenti più vecchi possono essere legittimamente rifiutate. Tuttavia, affidarsi a strumenti digitali dedicati semplifica l’accesso ai documenti, garantendo trasparenza e facilitando il passaggio di consegne tra amministratori.
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