Invia le tua comunicazione con SMARTMAIL - Multidialogo

INVIA LE TUE COMUNICAZIONI TRAMITE SMARTMAIL

Smartmail è un nuovo sistema che ottimizzerà la comunicazione con i vostri condomini. Smartmail vi permetterà di inviare delle mail per il quale, non ricevendo conferma di avvenuta lettera da parte del destinatario, verrà generata in automatico una spedizione per posta cartacea.
Come funziona?
Dal vostro Domustudio, nell'anagrafica delle PERSONE del vostro condominio, potrete scegliere la preferenza del canale di ricezione delle comunicazioni al posto di prioritarie e raccomandate.
Quindi dal menù PERSONE,
scegliere SMARTMAIL, nella parte relativa all'invio preferenziale.
Questa opzione può essere scelta sia per l'invio di prioritarie e raccomandate oppure una sola di queste.

In questa fase verificare che i DATI GENERALI del destinatario siano ben compilati.
Questo perché in caso il destinatario non dovesse confermare la presa visione della WEB mail, si creerà la spedizione cartacea e dovranno essere presenti tutti i dati della destinazione.

Ora collegarsi all'account di Multidialogo con le vostre credenziali.
Vi potete collegare direttamente da Domustudio con il seguente percorso:
Comunicazione → Tracking postalizzione → Fornitore del servizio: Multidialogo →
Inserire, se richiesto, le vostre credenziali → Cliccare il link: Vai al sito
Dal menù UTENTI, vi troverete la vostra posizione come studio/amministratori.
Nella parte delle impostazioni a destra cliccare sul simbolo “Avvisi/parametri utente” 
Nella parte dedicata alla configurazione dell'account ci saranno da fare due configurazioni:

1. Dalla scheda POSTA:
Attivare le impostazioni di default


Inserire nel campo File Descriptor: Param.xml

Compilare sola la parte dedicata ai DATI MITTENTE:

Confermare con SALVA.

2. Compilare la scheda SMARTMAIL
Qui verranno impostati i parametri dell'invio.
Ogni qualvolta si desideri variare qualcosa basterà accedere a questa sezione e aggiornare i parametri.

Di seguito la spiegazione delle diverse voci:
Logo: E' possibile caricare il proprio logo che apparirà nella pagina web mail
Con “Elimina”è possibile cancellarlo.
Il logo viene ridotto ad una dimensione di 100px
Scadenza massima: Indicare il numero di giorni entro il quale il destinatario dovrà confermare la presa visione della mail
Testo per il link di conferma presa visione: Inserire un testo relativo al link all'interno della mail, che il destinatario dovrà cliccare per accedere alla web mail ricevuta dall'amministratore e per poter confermare la presa visione.
Allineamento del link di presa visione: Posizione del link per accedere alla webmail
Testo della pagine web in cui il cliente deve confermare la presa visione: Qui va inserito il testo che apparirà nella web mail. C'é già un testo predefinito ma questo può essere modificato a proprio piacimento.
Non modificare le parole chiave messe tra parentesi graffa.
Allineamento link di presa visione nella pagine web: Indicare dove si vuole posizione il tasto di presa visione all'interno della web mail.
Testo per il link di presa visione nella pagina web: Testo del link per conferare la presa visione. Di default c'é la scritta "Conferma per presa visione".

Canale alternativo:
Qui bisognerà configurare l'eventuale invio di posta cartacea.
Tipologia canale alternativo: L'unica tipologia é la posta cartacea
Vettore preferenziale: Con lo Smartmail possono essere inviate solo con Poste Italiane
Tipo di stampa Fronte o Fronte retro: Indicare la tipologia di stampa da applicare sui documenti.
Stampa a colori o bianco e nero: Indicare la tipologia di stampa da applicare sui documenti.
Affrancatura: Scegliere l'affrancatura che si vuole utilizzare. Sono tutte disponibili.
Pinzatura: Mettere la spunta che si vuole il punto metallico in alto a sinistra dei documenti.
Accelera: Al momento della lavorazione delle lettera cartacee metteremo in priorità le vostre comunicazioni e verranno consegnate a Poste, prima rispetto alle nostre tempistiche standard.

Infine Salva.

Ora passiamo a DANEA e di seguito troverete come fare una postalizzazione con SMARTMAIL.
Facciamo un esempio inviando una comunicazione generica.
Dal menù COMUNICAZIONI
scegliere la voce COMUNICAZIONE GENERICA

Scegliere il modello che volete si vuole inviare e proseguire con AVANTI

Scegliere i destinatari e cliccare su AVANTI

Ora vi si aprirà l'anteprima del documento, dove troverete il pulsante POSTALIZZA in basso a sinistra.

Infine si aprirà la finestra POSTALIZZAZIONE dove si potrà personalizzare l'invio.

Se nell'elenco dei destinatari scelti, non è stato scelta la smartmail, verrà caricata subito la spedizione con posta cartacea o con altro canale scelto nelle preferenze.
Di seguito la spiegazione della diverse voci:
Fornitore: MULTIDIALOGO
Vettore: Poste o Nexive
Servizio “Accelera”: metterà in priorità le vostre comunicazioni per quanto riguarda le fasi di lavorazione di Multidialogo.
Modalità di spedizione: Scegliere affrancatura
Applica invio preferenziale: Selezionare questa voce se nell'anagrafica del condomino è stata scelta una preferenza, come appunto lo SMARTMAIL, o altro canale per ricevere le comunicazioni al posto della posta cartacea. Multidialogo in un unico invio adotterà il canale preferenziale per ognuno dei condomini.
Rilegatura: E' il punto metallico sui documenti:
Potrete scegliere se non metterla con: Nessuna
Potrete scegliere se la vorrete per ogni pdf caricato: Per documento
Potrete scegliere di volerli pinzati tutto assieme: Unica
E-mail del mittente: Indicare una casella mail sul quale vi aggiorneremo sullo stato della spedizione. E' personalizzabile per ogni invio.

Costo a carico di: Amministratore o Condominio.
Scegliete per ogni invio a chi volete che venga emessa la fattura.
Titolo spedizione: E' una nota interna serve solamente per riconoscere più facilmente cosa si è spedito.

Documenti da stampare:
In questa finestra potrete vedere i documenti che si stanno inviando.
Tipo di stampa: Con un semplice doppio click potrete scegliere la tipologia di stampa per singolo documento.

Potranno essere aggiunti altri documenti, presenti sul vostro Computer e/o Allegati in Domustudio.

Cliccando su  potrete caricare un documento presente sul vostro Computer

Cliccando su  potrete caricare un documento allegato in Domustudio.
N.B.:
- Tutti i documenti devono essere in formato PDF
- Possono essere inviati anche i documenti in formato A3, separandoli dai documenti in formato A4 in un altro documento PDF.
Confermare l'invio cliccando su CONFERMA.
Vi verrà richiesta se vorrete procedere con la postalizzazione. Cliccare SI
Potrete inoltre archiviare i documenti inviati.

N.B.1: Se è stata scelto SMARTMAIL faranno fede i parametri scelti nelle configurazioni sul vostro account di Multidialogo.

N.B.2: Se alcuni dei vostri condomini non hanno preso visione della mail nei tempi stabili, si creerà una spedizione di posta cartacea che si bloccherà, e vi richiederà il pagamento, salvo credito sufficiente sull'account.

Per verificare il caricamento corretto del vostro invio, collegarsi a Multidialogo.

Accedere alla Reportistica

e cliccare sulla scheda in alto a sinistra REPORT EMAIL

Qui troverete l'elenco di tutti gli invii fatti tramite mail.
Con il simbolo fatto a lente d'ingrandimento troverete il dettaglio del vostro invio.
Nella tabella dei destinatari troverete sollo la colonna SMARTMAIL, giorno ed orario di presa visione per ogni condomino.